Hoe maak je een trainingshandboek in Word

Hoe maak je een trainingshandboek in Word


Tijd om te schrijven uit een trainingshandboek werknemer lijkt misschien een lastige taak. Met behulp van Microsoft Word 2007-functies gemakkelijker deel van het ontwikkelingsproces. Voordat u begint te schrijven, doen wat planning. Beslissen welke taken die uw medewerkers moeten uitvoeren en wat kan worden opgeschreven om hen te helpen. Plan op slijtage zal u het trainingshandboek--in een face-to-face klasse of een zelf-geleide tour. Zodra je een idee hebt van wat voor soort handleiding u gaat nodig hebben, hier zijn enkele van de functies die u gebruiken kunt om uw idee te realiseren.

Instructies

1

Het overzicht functie in Word gebruiken om een lijst met meerdere niveaus van de taken die uw medewerkers nodig hebben om te leren. Dit proces zal u helpen beslissen hoe lang uw handleiding gaat worden en helpen met het afbreken van banen in kleinere stukjes, die makkelijker uit te leggen aan een nieuwe medewerker. Word de omtrek als functie wilt gebruiken, u start met een leeg document en selecteer het tabblad "Start". In de groep alinea, er zijn drie knoppen: opsommingstekens, nummers en lijsten met meerdere niveaus. Kies "multilevel lijsten" of u kunt klikken op de pijl-omlaag voor een galerie prioriteitsintervallen keuzes. U kunt ook komen met uw eigen. Schrijf uw overzicht voor uw handleiding. Ga naar het volgende niveau van een lijst met meerdere niveaus, druk op "Lusje." Als u wilt teruggaan naar een eerder nummer van de lijst, druk op de "Shift + Tab." Schrijven in de stappen voor uw opleiding en de andere informatie om uit te leggen aan uw medewerkers hoe te doen van de taken die nodig zijn voor hun werk.

2

De functie voor kop- en voettekst in Word gebruiken om paginanummers, inhoud secties en een titel voor elke pagina van uw document te voegen. Kop- en voetteksten zijn visuele referenties voor de werknemer om te weten waar ze in het trainingsmateriaal. Wanneer u opleiding aan het doen zijn, helpt het toevoegen van paginanummers u verwijzen naar bepaalde pagina's evenals bepaalde onderwerpen. Klik op de "tabblad invoegen" en vervolgens in de Header & Footer sectie Selecteer "Header". U krijgt een keuze van koptekst stijlen om uit te kiezen, of kunt u een van uw eigen. De koptekst verschijnt op elke pagina van uw handleiding, of u kunt het verschijnen op tegenoverliggende pagina's als u uw handleiding wilt om meer boek-achtige. Voetteksten verschijnen aan de onderkant van de pagina en worden meestal gebruikt voor paginanummers, datums en eigendomsinformatie. Klik op "Voettekst" in de koptekst / voettekst sectie en net als de koptekstsectie, zul je een aantal stijlen om uit te kiezen.

3

Een voorblad of titelpagina voor uw opleidingsmateriaal om te onderscheiden van dit materiaal van andere items die u uw werknemer, zoals een Medewerkershandboek geeft toevoegt. Maak uw titel pagina door te klikken op het tabblad"invoegen" en dan op "Cover Page" in de sectie van de pagina's te klikken. Ziet u een aantal dekking paginastijlen om uit te kiezen, of u kunt uw eigen maken. Geef de handleiding van uw opleiding een beschrijvende titel; omvatten de aanmaakdatum en de auteur (s), aangezien vaak opleiding handleidingen een groep inspanning zijn.

4

Het toevoegen van rubrieken zodat u kunt uw inhoudsopgave voor uw opleiding-document maken. Dit zal ook helpen uw document voor gebruiksgemak door uw medewerker visueel te ordenen. Kopopmaakprofielen voor elke sectie van uw document maken met behulp van het overzicht dat u hebt gemaakt (dit is niet hetzelfde als een Header, die bij de bovenkant van de pagina gaat). Kopopmaakprofielen zijn tekenstijlen die u gebruikt om aan te geven van de verschillende gedeelten in uw opleiding, alsmede de verschillende onderafdelingen.

Als u een trainingshandboek over het schrijven van zakelijke correspondentie schreven, uw hoofd-1 zou "Hoe om te schrijven een zakelijke brief" en dan zou uw subkop "Wat te opnemen." Ter gelegenheid van de kop 1 en kop 2, selecteer het tabblad "Start". In de sectie van de stijlen ziet u een aantal verschillende stijlen die u kiezen kunt uit met inbegrip van kop 1, kop 2, ondertitel, enz. Selecteer de tekst voor uw kop 1 en klik op het opmaakprofiel Kop 1 om aan te geven van het belang ervan in het overzicht. Klik op het volgende gedeelte van het overzicht te maken van een kop 2. Doorlopen het hele overzicht, kop 1 en kop 2 te selecteren. Deze zal worden opgenomen in de inhoudsopgave als u klaar bent.

5

Het toevoegen van een inhoudsopgave (TOC) om te helpen uw medewerkers vinden van de informatie die zij nodig hebben wanneer ze het nodig hebben. Als u al kop 1 en 2s toegevoegd aan uw document, hebben Word het werk van het creëren van de inhoudsopgave voor u doen. Klik aan het begin van het document waar u de inhoudsopgave weergegeven (meestal na het voorblad) en 'Verwijzingen', klik op "Table of Contents" in de sectie van de inhoudsopgave. Hier ziet u een lijst van de automatische tabellen die u kunt gebruiken. Klik op een van de automatische selecties en de inhoudsopgave moet verschijnen, met behulp van de kopopmaakprofielen van het overzicht.

6

De koppen en secties van de handleiding van uw opleiding in een stapsgewijze volgorde te ordenen. De laatste en meest essentiële sectie van de manual is de index. Hoe completer uw index is, hoe meer uw student zal zitten kundig voor zoeken naar antwoorden door paginanummer en onderwerp daarna. Markeer het woord u wenst te zetten in de index om een index te maken. Klik op 'Verwijzingen' en vervolgens op "Mark Entry." Blijven doen dit voor elk item dat u wilt toevoegen aan de index. Zodra gedaan, ga naar het einde van de handleiding van uw opleiding en de Index invoegen door te klikken op 'Verwijzingen', vervolgens op "Insert Index."

7

Controle van de werktijd en sla het bestand op. Zodra u uw eerste trainingshandboek hebt gemaakt, kunt u dit handmatig in een sjabloon voor andere trainingshandboeken door te klikken op de "Open Office"-knop, dan klik "Save As." Wanneer het dialoogvenster wordt weergegeven, klik in de sectie "Opslaan als type", op de pijl-omlaag en selecteer Word-sjabloon (DOTX). Vervolgens kunt u uw werk op een ander trainingshandboek hergebruiken.

Tips & waarschuwingen

  • Afbeeldingen en andere illustraties toevoegen aan een document om te helpen begrijpen wat je schrijft over werknemers.
  • Zorg ervoor dat u alle informatie van de opleiding in de handleiding met ten minste één andere persoon wordt gebruikt voordat u uw trainingsmateriaal aan uw werknemers geven testen.
  • Word 2003 en Word 2007 hebben verschillende interfaces. Terwijl deze suggesties zijn geschreven voor Word 2007, kan je dezelfde functies in Word 2003.