Hoe een agenda importeren vanuit Excel met Outlook

Hoe een agenda importeren vanuit Excel met Outlook


Veel mensen gewend aan het werken met werkbladen gebruik Microsoft Excel voor tal van taken met betrekking tot het bijhouden van hun belangrijke informatie. Handhaving van een schema van afspraken kan worden opgenomen onder deze taken. Wanneer u Outlook voor het beheren van persoonlijke informatie, wordt het essentieel om te weten hoe een kalender gemaakt in Excel importeren. Outlook biedt veel robuustere planning tools en de mogelijkheid om afspraken gemakkelijk te delen met andere gebruikers van Outlook.

Instructies

1

Open Excel en selecteer het gegevensbereik met de afspraken die u verplaatsen in Outlook wilt door uw muis over de cellen waarin uw afspraken te slepen.

2

Naam van het bereik van de gegevens door te klikken in het veld net links van de formule venster en de gewenste tekst in te voeren.

3

Selecteer "File" en "Opslaan als" in het hoofdmenu. Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als "Excel 97 - 2003-werkmap" in het "Opslaan als Type" pull-down menu.

4

Open Outlook. Klik op de knop Kalender snelkoppeling. Selecteer "File" en vervolgens "importeren en exporteren."

5

Selecteer 'Importeren vanuit een ander programma of bestand' in het dialoogvenster Wizard importeren en exporteren. Klik op "Next."

6

Selecteer "Microsoft Excel 97-2003" als het bestand dat u wilt importeren en klik op de knop "Volgende".

7

Klik op de "Browse" knop om te selecteren het Excel-bestand in stap 3 hebt opgeslagen. Klik op "Next."

8

Markeer de agenda waar u wilt de gegevens geïmporteerd en klik op de knop "Volgende".

9

Vink het vakje naast de reeds vermelde actie.

10

Overeenkomen met de velden gedefinieerd in uw Excel-gegevens met de beschikbare velden in de Outlook-agenda. Bijvoorbeeld, als u 'Where gebruikt' titel van de Excel-kolom met gegevens over waar de afspraak is, moet u het veld 'Locatie' in Outlook gebruiken. Selecteer de geïmporteerde velden en gebruik uw muis om het Excel-veld Sleep over het Outlook-veld. Velden met identieke namen zullen worden gematched (of "toegewezen") automatisch.

11

Klik op de knop "OK" wanneer u bent klaar alle velden toewijzen en klik op de knop "Voltooien". Uw afspraak agenda zal nu worden geïmporteerd in Outlook.

Tips & waarschuwingen

  • Vermijden moetend handmatig vergelijkingsvelden uw Excel agenda naar Outlook door het wijzigen van de veldnamen in de eerste rij van uw Excel-kalender voor het opslaan van het bestand dat u importeert in Outlook. Principe afspraak veldnamen die worden gebruikt door Outlook zijn: onderwerp, locatie, begin, einde en duur.