Hoe u een regel maakt in Outlook 2007

Outlook 2007 biedt een regels-engine die zowel krachtig en makkelijk te gebruiken. Regels kunnen worden vastgesteld in talrijke criteria zoals afzenders, geadresseerden en onderwerpen, en u kunt het uitvoeren van een aantal taken, zoals het verwijderen van berichten, het verplaatsen naar specifieke mappen en het maken van waarschuwingen. Door middel van regels kan Outlook 2007 e-mail management een efficiënt proces.

Instructies

1

Uw berichten te evalueren. Open Outlook 2007. Het identificeren van berichten die passen bij bepaalde criteria, zoals gemeenschappelijke afzenders, onderwerpen en e-mail groepen. Denk aan eventuele andere patronen van e-mails die u in de toekomst zou kunnen ontvangen. U kunt regels op basis van deze evaluatie zal maken.

2

Open het dialoogvenster regels. Zorg ervoor dat u in de map waarnaar u de regel wilt toepassen. Selecteer in het menu 'Tools' dan 'regels en waarschuwingen. Ofwel een leeg vak, ziet u als u een regel of een lijst met regels nooit hebt gemaakt in de volgorde waarin deze worden uitgevoerd. Actieve regels zullen worden gecontroleerd.

3

Selecteer een sjabloon. Klik in het tabblad "E-mailregels" op "Nieuwe regel". Onder "stap 1: Selecteer een sjabloon," Selecteer de taak die u Outlook 2007 wilt toepassen op de relevante berichten. Er zijn opties beschikbaar bij het verplaatsen van berichten naar mappen op basis van verschillende criteria, verwijderen van berichten, berichten voor opvolgen markeren en waarschuwen u wanneer bepaalde berichten worden ontvangen. U kunt ook een lege sjabloon gebruiken om uw eigen aangepaste regel te maken.

4

Kies de juiste voorwaarden. Kies welke voorwaarden u toepassen wilt onder "stap 1: Selecteer of meerdere voorwaarden." In "stap 2: de regelvoorwaarde (Klik op een onderstreepte waarde), bewerken" selecteert u de gewenste waarde op gemarkeerde en geef de vereiste gegevens. Bijvoorbeeld, als u een afzender, selecteren uit de lijst met contactpersonen of voer een e-mailadres in het veld naast de "Van->" en klik op "Ok". Selecteer "Next >" te blijven.

5

Kies de juiste acties. Onder "stap 1: Selecteer acties," Klik op de acties die u Outlook 2007 wilt uitvoeren op berichten die relevant. Onder "stap 2: Bewerk de beschrijving van de regel (Klik op een onderstreepte waarde)," selecteert u de gewenste waarde op gemarkeerde en voer de vereiste gegevens. Bijvoorbeeld, selecteer een map, Selecteer in de lijst. Maak een nieuwe map, klikt u op "New...," Geef de naam van de map, selecteer de locatie en druk op "Ok". Klik "Ok" in het dialoogvenster acties "volgende >."

6

Identificeren van eventuele uitzonderingen. Onder "stap 1: Selecteer de exception(s) (indien nodig)" eventuele uitzonderingen die u Outlook 2007 wilt kiezen. Onder "stap 2: Bewerk de beschrijving van de regel (Klik op de waarde van een onderstreping)," selecteert u de gewenste waarde op gemarkeerde en voer de vereiste gegevens. Klik op "Ok" om het dialoogvenster te sluiten en klik op "volgende >."

7

Afwerking van de regel. In "stap 1: Geef een naam op voor deze regel," Geef een passende naam. Onder "stap 2: instellen van de regel opties," beslissen of onmiddellijk uitvoeren van de regel op de aangegeven map, of de regel inschakelen en of de regel voor alle accounts maken. De laatste optie wordt grijs weergegeven als u niet over meer dan één actieve Outlook-profiel beschikt. Druk op "Finish". De "Regels en waarschuwingen" dialoogvenster, klik op "Ok". Uw regel zal op nieuwe berichten die in de toegewezen map aankomen worden uitgevoerd.